¿Cómo crear una estructura de Contenidos?

Una vez pasado el jolgorio y la emoción de la aprobación del proyecto del Portal Corporativo, viene la hora de trabajar. Y trabajar duro. Lamentablemente, muchas veces se subestima la complejidad de algunas tareas y se sobre-estima otras; tal es el caso de los contenidos versus la cuestión técnica.

En mi experiencia, he visto fracasar una mayor porcentaje de proyectos por cuestiones de contenidos que por problemas técnicos con las herramientas de administración de contenidos. Y las estadísticas me dan la razón: según PortalsCommunity ( http://www.portalscommunity.com ), los debacles técnicos tienen una incidencia del 28%, lo cual deja una triste y alarmante proporción - un 45% de los fracasos se le pueden atribuir al mal manejo de los contenidos . El resto del porcentaje se atribuye a otro tipo de factores exógenos y endógenos, como cambios de la administración o falta de iniciativa de Gerencia.

"Simplemente, no hay nada para publicar y las personas pierden el interés", es la respuesta más común. En muchos artículos anteriores he advertido del peligro de dejar un proyecto de Intranet y/o Portal Corporativo en manos del equipo técnico; por ello, vuelvo a insistir: la responsabilidad del sostenimiento de la Intranet debe ser del equipo de Comunicaciones, de Recursos Humanos o de Conocimiento Corporativo (que algunas empresas están empezando a implementar), dado que ellos son los verdaderos conocedores de las necesidades de información del personal.

Para efectos prácticos, vamos a asumir que la empresa ha tomado la decisión correcta y ha empoderado al equipo idóneo para la generación de una real estrategia de contenidos para la Intranet. Aquí es donde empieza el reto.

Las metodologías para hacer la recolección de datos son, en general, empíricas. Un poco de sentido común, y el responsable logra salir avante de la primera versión, con un árbol de información de mediana envergadura.

¿Cómo puede ser un esquema de contenidos inicial para el Portal Corporativo?

Si usted está iniciando su proyecto de Intranet, el siguiente esquema de contenidos puede servir como una buena base:

Aunque este es un buen inicio, la pregunta de fondo es: ¿cómo hacer para poblar toda estructura con información realmente relevante?.

Para ello, a continuación propongo la siguiente

Metodología de campo para lograr poblar, verificar, sacar al aire y mantener este tipo de estructuras de contenidos

Creación

1. Apalancamiento usando los recursos existentes
1. Entrevista a expertos
2. Uso de estructuras existentes
3. Uso de tecnología para descubrir temas clave
2. Hacer un borrador con la estructura resultante
3. Para cada categoría, crear subcategorías lógicas
4. Obtener un consenso frente a estas nuevas estructuras
5. En una herramienta de categorización, crear la estructura y sus reglas de negocio

Aseguramiento de Calidad

1. Revisión, categoría a categoría, de la estructura creada
2. Revisión de documentos sin categorización
1. Iteración: adicionar categorías, refinar las reglas del negocio
3. Revisar la usabilidad de la categorización
1. Están sobrecargadas las categorías?
2. Están poco cargadas las categorías?
4. Revisar la categorización en cuanto a Balance y Profundidad

Puesta al aire

1. Aproximación por fases
2. Proveer un mecanismo de retroalimentación
3. Proveer educación a los usuarios

Mantenimiento

1. Si es un website gubernamental, revisar la legislación.
2. Conducir auditorías al uso que se hace de las estructuras
1. Revisar las palabras que más buscan los usuarios
2. Revisar la retroalimentación
3. Revisar documentos sin categoría
4. Hacer planes de contingencia ante cambios
3. Mantener una bitácora de los cambios a las categorías
4. Manejar versiones

Al parecer, por hoy, es suficiente información para digerir. Posteriormente, en otros artículos, explicaré en detalle esta metodología. Por ahora, si está empezando su proyecto, confío en que tiene el suficiente juicio para "llenar los espacios en blanco" de la metodología y empezar a recolectar y poblar la parte más importante de su Intranet.

Volver al inicio