FAQ sobre Intranets (Preguntas más frecuentes)

Que es una Intranet?

Una Intranet es el uso de tecnologías de Internet dentro de una Organización, con el objetivo de alcanzar mejores resultados en cuanto el acceso a datos e información y su transferencia; en general, es una red privada de computadores basada en los estándares de Internet, una versión reducida de Internet que sólo los miembros de una Organización pueden ver. Las compañías pueden crear, dentro de sus paredes, una versión segura y administrable de la web. Estas webs internas están creciendo debido a la explosión en el uso y entendimiento de la tecnología de Internet. La Intranet ayuda a ahorrar costos, facilita y acelera el acceso a la información del día a día.
Otras definiciones:

• Resultados en Ask.com - http://www.ask.com/main/askjeeves.asp?ask=que+es+una+Intranet%3F&o=0
• Darwin.com - http://www.darwinmag.com/learn/curve/column.html?ArticleID=215 (en inglés)
• Complete Intranet Resource - http://www.intrack.com/intranet/faqbasic.cfm#Q21 (en inglés)

En que se diferencia de Internet?

En términos generales, la diferencia radica en dos puntos: Internet es de acceso público, mientras la Intranet se restringe a la Organización. Y en que la Intranet está enfocada a solucionar el día a día corporativo, a diferencia de Internet, que tiene otro tipo de objetivos.

En que se diferencia de una solución groupware? Es más barata?

Aquí la diferencia radica en la filosofía del diseño. Una Intranet va más allá que una solución groupware pues no sólo soluciona el asunto de la colaboración entre los empleados, sino que incluye también el tema de la convergencia de todo el entorno operativo empresarial en un sólo lugar.
Más barata? Regularmente. El sólo ahorro en licencias y capacitación justifica los costos del desarrollo de una Intranet, pero siempre bajo una premisa: antes de iniciar el desarrollo, la compañía debe tener un plan de implementación. De otra forma, es mucho más barato comprar las licencias y soportar varios meses de capacitación.

Cuales son los beneficios de construir una Intranet?

Porqué construir una intranet corporativa? Los desarrolladores le respoderán "porque podemos". Una respuesta mejor es que una Intranet es una herramienta efectiva para combatir la pérdida de tiempo, esfuerzo y materiales dentro de una Organización, al tiempo que genera nuevas oportundidades para la colaboración y productividad. Por primera vez, una Organización tiene la posibilidad de un único "cliente" completamente estándar (el browser) como la interfaz a la información y procesos corporativos.

Beneficios tangibles
Los beneficios tangibles, aquellos que los directivos pueden tomar en sus manos, se resumen abajo. Un buen ejemplo de un beneficio tangible es la reducción de costo del papel debido al traslado de los procesos en línea. Algunas estadísticas citan que un 18% del material corporativo impreso se vuelve obsoleto después de 30 días. Imaginese dicho material acumulado después de 60 o 90 días. Ahora imaginese ese material en línea, siempre disponible y actualizado.

• Implementación económica.
• Fácil de usar: sólo apuntar y hacer click.
• Basada en estandars abiertos.
• Ahorro de tiempo y dinero.
• Mejor información, más rápido.
• Escalable y flexible.
• Conexión entre distintas plataformas.
• Pone la información a ser controlada por los usuarios.

Beneficios Intangibles
Pero no solamente es el ahorro del papel lo que beneficia a la empresa. Lo que se logra con la información en este nuevo ambiente web tiene un gran impacto. Las Intrantes permiten a una Organización gastar menos tiempo en cosas que no agregan valor, como la búsqueda de información para resolver un problema. La productividad se incremente a medida que el conocimiento corporativo es más accesible y la información más precisa. La flexibilidad en el tiempo de entrega del conocimiento se gana a medida que la información siempre esté a un click de distancia. Las Intranets abren un espacio en donde las fronteras son más pequeñas y el intercambio de información es estimulado. Esto lleva a unos empleados mejor informados y con la habilidad de tomar mejores y más rápidas decisiones. Al final, se termina logrando una mayor productividad y más tiempo para incrementar las ganancias.

• Mejoramiento de la toma de decisiones
• Usuarios empoderados
• Construcción de una cultura de colaboración
• Procesos de aprendizaje más fáciles
• Eliminación de la burocracia
• Mejoramiento de la calidad de vida en el trabajo
• Mejoramiento de la productividad
  

Cual es el futuro de las Intranets?

Muchos han argumentado que una Intranet es un componente necesario para competir en el mercado actual. Este tipo de actitud, combinada con la larga lista de beneficios de una Intranet, ha llevado a una explosión en el desarrollo de éste tipo de sistemas.

De acuerdo al Gartner Group, Forrester y otros "futurólogos" de la tecnología, las corporaciones a nivel mundial gastan casi US$64 billones en hardware, software y servicios relacionados a la Intranet. Este número crecerá a US$ 200 billones por año para el final de la década. Incluso puede ser una cifra conservadora. Actualmente, se estima que un 90% de las empresas de Estados Unidos, incluyendo las más pequeñas, tienen ahora una Intranet en evolución.

Voy a iniciar la implementación de una Intranet. Que debo tener en cuenta?

Definitivamente, el primer paso para implementar una Intranet es poner de acuerdo a todos los componentes del proyecto en que es lo que realmente necesita la empresa. No existe un manual único de implementación, pues cada empresa es un mundo aparte. En algunas lo más importante es compartir documentos; en otras la administración de proyectos; en la mayoría, el mejoramiento de las comunicaciones. Como se puede ver, lo primero que hay que depurar es un listado de las necesidades de la empresa, para que después sea priorizado y planteado en un cronograma posterior.
Para una mayor ilustración, recomiendo que lea el Guía para la creación que propongo para el desarrollo de una Intranet, o visite http://www.intranetGuía para la creación .com (en inglés). Esta última fué la que usé como base, y definitivamente le puede servir de mucha ayuda.

Como puedo calcular el retorno de la inversión en la Intranet?

No es fácil. Rios de tinta (es un decir) han corrido acerca del tema, pero el asunto es que una Intranet cambia tantos aspectos de la vida de la organización que hacer un cálculo es una tarea compleja, y como al parecer ocurre con todo lo concerniente a intranets, es específico para cada empresa.
Una de las primeras aproximaciones se lleva a cabo mediante el ahorro de papelería y formatos, para después continuar con un estudio de tiempos y procesos (cuanto tiempo en promedio se demora un empleado en encontrar un documento? cuanto $$$ implica la optimización de un proceso X?) y finalizar con los aspectos más difíciles de medir: en cuanto dinero se beneficia la compañía al tener a sus empleados con un entorno de trabajo eficaz y efectivo?.
Como se puede ver, no hay una fórmula matemática simple o un cuadro de excel que saque un indicador serio, o una cifra confiable. Ya se han hecho varios intentos: en el 2001, PlanetIntra.com (ahora vialect.com) puso a disposición de sus posibles clientes una aproximación a un ROI; en ésta se podía ver como después de un cálculo simple (nro de empleados y costo por empleado) se llega a conclusiones "no muy confiables" que digamos: "su compañía gasta al año 5 millones de dólares ´(40% del valor de la nómina anual) por la imposibilidad de sus empleados de encontrar la información rápidamente".
De cualquier forma, no es una tarea imposible. Toby Ward, de Prescient Digital Media, hace un completo estudio acerca del tema: lea el artículo aquí (en inglés).

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