¿Que información debería publicarse en la Intranet?

Las Intranets son útiles para alinear una Organización... pero, que tipo de aplicaciones se deberían implementar?. En las siguientes líneas ofrecemos algunos ejemplos de aplicaciones que están siendo implementadas en las intranets corporativas. Estas son un pequeño subconjunto de los tipos de aplicaciones que pueden ser desarrolladas. Utilice éstas listas para darle impulso a sus ideas!

NOTA: Si desea tener una idea de cómo crear una estructura de contenidos que soporte esta información, vea el siguiente artículo.

Recurso Humano (RRHH)

Los departamentos de Recurso Humano son unos de los más entusiastas desarrolladores de aplicaciones para Intranet, principalmente por las grandes cantidades de procesos basados en papel que pueden ser trasladados a una interfaz web. Ejemplos de contenidos y aplicaciones posibles:

• Agenda del empleado
• Directorio telefónico/email
• Información interactiva de beneficios
• Encuestas
• Oportundidades de empleo
• Diagramas Organizacionales
• Boletines
• Entrenamiento para nuevos empleados
• Páginas personalizadas para cada empleado

Existe información interesante al respecto en Microsoft's HR Web (en inglés).

Ventas y Mercadeo

En un ambiente tan competitivo como el actual, tener un acceso rápido a información precisa puede ser crucial para los equipos de ventas y mercadeo. Puede ser la diferencia entre hacer una venta o dar la oportunidad al cliente de mirar otras ofertas.

Una Intranet debe involucrarse en ese tema, brindando un ambiente donde las descripciones de productos, literatura de ventas, análisis de mercado y la investigación estén a un click de distancia.

Algunas posibles aplicaciones:

• Demos de productos y disursos comerciales
• Tablas de precios
• Proyecciones de ventas y reportes
• Administración de contactos de venta
• Administración de prospectos y leads
• Investigaciones de mercado
• Retroalimentación
• Prospectos
• Comunicados de prensa
• Colaboración en el equipo de ventas
• Calendarios
• Entrenamiento multimedia en ventas
• Investigación de la competencia
  

Sistemas de Información

Muchas aplicaciones se usan para soportar los procesos de los sistemas de información corporativos. Algunas aplicaciones soportan las necesidades básicas del empleado y algunas se extienden a los partners, convirtiendo el equipo de Tecnología, IT o Sistemas de Información, en un elemento rentable.

Algunos ejemplos...

• Desarrollo y entrega de software y aplicaciones
• Documentación para usuarios
• Soporte técnico y helpdesk
• Administración de redes
• Repositorios de información y conocimiento
• Recursos en Internet
• Agenda de recursos físicos
• Repositorios de Políticas técnicas y de seguridad
• Entrenamiento multimedia
• Preguntas más frecuentes, guías de publicación
• Acceso a sistemas de comunicación corporativos

Area ejecutiva y corporativa

Al desarrollar un sistemas de información para ejecutivos, es necesario definir la naturaleza de las labores de los ejecutivos. Estos roles se pueden dividir en tres categorías:

1. Roles interpersonales. Quien dá la cara, los líderes.
2. Roles de información: Quienes comunican e informan.
3. Roles de decisión: quienes negocian y tienen capacidad de decisión.

Las Intranet son muy efectivas para asistir a éste tipo de ejecutivos en lograr que sus roles y actividades sean más eficientes, así como permitiendo la comunicación con los empleados internos.

Ejemplos de contenidos y aplicaciones...

• Información interna de los departamentos
• Información de aliados y socios de negocios
• Minutas y Actas de reunión
• Análisis y rastero de acciones y valores de bolsa
• Investigación y análisis de negocios
• Investigación legal e impuestos
• Metricas del negocio
• Calendarios en línea para las actividades diarias
• Aplicaciones "groupware" que la compañía usa con sus consultores y socios estratégicos externos para colaborar en proyectos particulares
• Grupos de noticias privados para socios estratégicos para compartir ideas y discutir planes
• Sitios personalizados con links, clima y tráfico

Servicio al cliente

Esta sóla sección hace que muchas Intranets comiencen su camino hacia Extranets, con el fin de interactuar directamente con los clientes. Un buen ejemplo de cómo las Intranets están siendo niveladas para soportar el servicio al cliente es la extensión que hizo Fedex y UPS en Internet para dar a sus clientes información sobre el camino de sus envíos.

Una Intranet o Extranet pueden permitir al cliente ayudarse a sí mismo o al equipo de soporte para encontrar una respuesta más rápido. Ya están lejos los días en que se pone a un cliente a esperar música al teléfono mientras se buscaba en el archivo de papeles para una solución.

Ejemplos de posible contenido o aplicaciones:

• Registro y actualización de información del cliente
• Registro y rastreo de órdenes de compra
• Información en línea (bases de datos de clientes, inventario, suministros)
• Registro y seguimiento de problemas
• Preguntas más frecuentes de los clientes

Area Financiera

Los departamentos de finanzas y contabilidad emiten información crucial para la Organización. Una Intranet para Contabilidad crea una plataforma centralizada, estándar y abierta para publicar información de éste tipo, e incluso se puede pensar en desarrollar un método interactivo para procesar transacciones con otros departamentos, empleados o socios estratégicos.

• Cuentas por pagar/recibir
• Nómina
• Comercio electrónico
• Requisiciones electrónicas
• Reportes financieros
• Normas y procedimientos
• Prespuesto
• Resportes de gastos y viáticos
• Reporte por unidad y planeación estratégica

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