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Guía para la creación de una IntranetEstableciendo directrices
Algunas preguntas iniciales...Una Intranet no es diferente a muchos otros proyectos de la empresa. Sin un plan está destinanada a fracasar. Cuando se inicia la planeación de una Intranet, nos debemos hacer muchas preguntas, ya que estas serán indicadores del proyecto y ayudarán a establecer las directrices de ejecución. Hágase las siguientes preguntas antes de iniciar el desarrollo de su Intranet. Examinaremos algunas de éstas a medida que avancemos en el Guía para la creación .
Quien se adueñará del proyecto?A pesar de que un gran porcentaje del desarrollo de Intranets que actualmente se lleva a cabo en las empresas es un esfuerzo solitario e individual de cada departamento, para que realmente haya un impacto en la Organización alguien debe estar a cargo. Debe haber una sola persona o departament que tenga la palabra final(o al menos haga las sugerencias finales) sobre el contenido, la tecnología y las estrategias. Con dirección y estructura, la Intranet podrá volverse controlable y con una línea de acción clara, brindando más retorno a la Organización.Muchas veces éste líder o "dueño" es un ejecutivo líder, un grupo gestor o un comité directivo. Defina desde donde vendrá el liderazgo dentro de su Organización y quien dirigirá el balance entre el desarrollo creativo y el control organizacional.
Parámetros y principios básicosMuchas compañías comienzan el viaje a la Intranet sin un horizonte claro, sin saber hacia donde van o porqué. Unos kilómetros más allá, y la compañía tendrá algunos miles de páginas que no muestran ningún retorno real para la empresa.Ya que no hay muchos fanáticos de las trilladas "Misión" y "Visión", por lo menos debería haber un derrotero establecido o por lo menos una declaración de para qué se está construyendo la Intranet. Estos elementos definirán el propósito de la Intranet y cómo se lograrán las metas.
Modelo económico para la IntranetComo interactuarán los departamentos con los sistemas corporativos para crear contenido o aplicaciones para la Intranet? Se desarrollará internamente o por outsourcing? Se requerirá la compra de servidores o se comprará espacio en un proveedor de Intranets? Las decisiones acerca del modelo de desarrollo deben ser tomadas para tener una perspectiva económica de los costos de la Intranet. En muchas organizaciones los proveedores de éstas soluciones están el departamento de informática, aun cuando es creciente el número de empresas que se inclinan por los servicios de outsourcing y hosting externo. Por ello, existen varias tendencias a cómo distribuir el prespuesto de las Intranets: cada departamento pagará (internamente o por outsourcing) el desarrollo de su contenido y aplicaciones, o un ente central lo contratará. Estas decisiones varían sustancialmente de empresa a empresa, pero definitivamente es necesario definir alguno que se ajuste a la organización.
Políticas de publicaciónSe deben desarrollar políticas acerca de qué puede ir en la Intranet y que cosas no. Estas políticas deben tocar las siguientes areas:
Una vez estas políticas se establezcan, se deben comunicar rápidamente y frecuentemente. Si todos saben como pedir un espacio en la Intranet, cargarlo y mantenerlo, la Intranet funcionará como una maquinaria bien aceitada.
Medidas de éxito (o fracaso)El mil por ciento del ROI (Retono de la Inversión)! Todos hemos escuchado de las enormes e imaginativas figuras acerca del retorno del desarrollo de una Intranet. La verdad es que esos son sólo números. Ignore los números y proporciones de otros y enfóquese en SU Organización. Comienza identificando los costos de desarrollar y mantener la Intranet tiempo completo. Compárelo contra los beneficios tangibles e intangibles de la Intranet. Será mucho más fácil identificar los retornos tangibles (como la reducción del papel) ya que hay costos directos asociados. Para medir los beneficios intangibles, como el aumento en productividad y mejoras en la cultura corporativa, intente establecer una relación directa entre cada uno de éstos y los proyectos específicos de la Intranet. Es posible que no sea necesario para su empresa el medir económicamente el éxito de la Intranet, ya que actualmente muchas empresas ven a su Intranet como una necesidad tal como el servicio telefónico. Sin importar como se decida medir el éxito de la Intranet, comunique el estándar definido a todos los involucrados.
Guía de EstiloEl desarrollo de una Intranet regularmente se descentraliza a través de las distintas divisiones y departamentos, cada uno creando su propio contenido y aplicaciones. Ahora, como puede la compañía hacer la experiencia de usuario consistente a través de las distintas secciones? Esto se logra mediante la publicación de una Guía de
Estlio. Mientras las Políticas de Publicación indican
qué be ir en la Intranet, la Guía de Estlio indica como
debe lucir. Esta debe sugerir y reforzar estandars sobre los siguientes
temas:
Yo sugeriría la creación de una sección especial que promueva éstos estándars. Cree un lugar donde los publicadores puedan descargar plantillas y ver algunos ejemplos.
Jerarquía de contenidosLa Intranet debe tener una forma de navegación bien definida para todos sus componentes. Esto se puede establecer mediante la creación de un Mapa del Sitio o una jerarquía clara que fluya coherentemente desde la página inicial. Cuando esto se defina, es necesario decidir la forma como se estructurará la Intranet, ya sea por Departamentos o Areas funcionales. Establezca ésto lo más rápido posible, y verá como los usuarios entenderán como moverse por la Intranet y podrán visualizar cómo va creciendo.
PresupuestoEs obvio que una Intranet no se puede construir sin dinero. Por ello es necesario considerar los siguientes costos al planear el desarrollo:
Se discutirán varios de estos costos tecnológicos en la siguiente sección del Guía para la creación .
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Contacto: Juan Fernando Zuluaga
C. - jfzuluaga@vianet.ws
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